Lots, inventaires et dates d’expiration

Qu’est-ce qu’un lot de stock ?

Un lot regroupe des unités qui vont ensemble, souvent issues d’une même livraison. Par exemple, six boîtes qui expirent en novembre peuvent constituer un lot et quatre qui expirent en décembre un autre. Il s’agit du même produit : une seule fiche de contenu affiche un total de dix unités.

Les lots aident à utiliser le stock dans le bon ordre et à repérer les dates d’expiration proches, sans créer une fiche par livraison. Ils conviennent aux aliments, médicaments, fournitures de premiers secours, produits chimiques, produits d’entretien, matériaux de loisirs créatifs et autres stocks livrés par lots.

Avant de commencer

Un objet, par exemple un congélateur, un placard ou une réserve, peut contenir des articles si sa catégorie l’autorise. Consultez Contenu et saisie rapide pour activer cette fonction et ajouter le produit au contenu.

Le stock ajouté sans lot compte dans le total du produit. Vous pouvez commencer à utiliser les lots à tout moment.

Enregistrer une entrée de stock

À la livraison, enregistrez la quantité sur la fiche du produit et choisissez le lot auquel elle appartient.

1. Sur Android, ouvrez la fiche et choisissez Ajouter du stock. Dans le portail web, choisissez l’action d’entrée de stock, puis indiquez la quantité.
2. Ajoutez le stock sans lot, ajoutez-le à un lot existant ou créez un lot.
3. Pour un nouveau lot, renseignez les informations dont vous disposez. L’étiquette, la date de mise en stock et la date d’expiration sont facultatives. L’étiquette peut être un code fournisseur, une couleur comme Ruban rouge, ou tout texte reconnaissable.
4. Saisissez les dates au format YYYY, YYYY-MM ou YYYY-MM-DD. Pour l’expiration, ThingzSafe retient le dernier jour de la période : 2027-11 signifie le 30 novembre 2027 et 2027 le 31 décembre 2027.

Bon à savoir : vous pouvez activer les suggestions de lots pour un objet dont la catégorie autorise le contenu. Chaque fiche peut suivre ce réglage ou le remplacer. Même avec les suggestions activées, vous pouvez ajouter du stock sans lot.

Pour les entrées sans lot, consultez Ajouter du stock et des quantités.

Retirer du stock

Ouvrez Lots de stock et choisissez l’action de retrait. ThingzSafe propose cet ordre :

1. stock sans lot
2. lots sans date d’expiration
3. lots datés, de la date d’expiration la plus proche à la plus éloignée

Si vous avez prélevé un lot précis sur l’étagère, sélectionnez-le avant d’enregistrer.

La quantité diminue et le retrait apparaît dans l’historique de la fiche. Voir aussi Retirer du stock.

Compter le stock et traiter les écarts

Un inventaire compare la quantité enregistrée à la quantité présente. Avec les lots, vous pouvez procéder de deux façons.

• Compter le total uniquement. Si dix boîtes sont enregistrées et que vous en trouvez neuf sans avoir compté chaque lot, ThingzSafe conserve la boîte manquante comme écart non affecté jusqu’à ce que vous identifiiez le lot ou le stock sans lot concerné.
• Compter lot par lot. Saisissez 0 pour un lot contrôlé et vide. Laissez la case vide si vous ne l’avez pas contrôlé.

Lorsque vous pouvez expliquer un écart, choisissez l’action d’affectation de l’écart d’inventaire et attribuez-le au stock concerné. Faites-le avant d’utiliser l’ordre de retrait suggéré.

Vérifier l’expiration et la rotation

1. Ouvrez l’objet, puis son Contenu, et choisissez Expiration et rotation.
2. Choisissez la semaine, le mois ou les trois prochains mois, ou saisissez un nombre de jours.
3. Le rapport sépare le stock à utiliser en premier, le stock expiré et le stock sans date d’expiration.

Les quantités des lots sont signalées comme incertaines lorsqu’un écart reste non affecté. Affectez l’écart pour fiabiliser les quantités.

Activez les rappels d’expiration sur la fiche pour voir les prochaines échéances. Consultez Rappels pour savoir où ils s’affichent.

Imprimer les étiquettes

Choisissez Imprimer les étiquettes de lot pour identifier le lot sur l’étagère. L’impression ne modifie pas la quantité en stock. Pour étiqueter chaque unité, consultez Étiquettes individuelles. Pour les autres étiquettes, consultez Imprimer des étiquettes à code-barres.